Assistant(e) administratif jeunesse environnement

L’assistant(e) administration, jeunesse et environnement exerce ses fonctions sur ces trois services de l’intercommunalité à raison de l’équivalent d’un tiers temps sur chacun d’entre eux.

Pour le service jeunesse, l’agent assure des tâches liées au secrétariat et à ces différents titres, l’agent est en charge de missions de secrétariat à caractère général, mais aussi de missions en lien avec la spécificité de services concernés.

Pour le service environnement, il s’agit du secrétariat du service au plan administratif avec du traitement de dossiers, des tâches comptables et une assistance de proximité aux chargés de mission.

Enfin et au titre du service Ressources Humaines, l’agent participe principalement à la réalisation de la paie mensuelle en collaboration avec la gestionnaire RH.

Au niveau du Service Jeunesse :

Au titre du secrétariat administratif :

Collecte des données relatives au recrutement des saisonniers en provenance des directeurs d’ALSH et rédaction des projets de contrats, avant envoi au service RH,

Edition de bons de commande à la demande de la responsable de Pôle et des directeurs d’ALSH, à destination du service comptabilité,

Contrôle des états de défraiement transmis par les communes (personnel, locaux…),

Participation aux opérations de facturation auprès des familles,

Participation à la rédaction des rapports d’activités et à l’élaboration des pièces justificatives destinées aux financeurs (CAF, MSA…),

Mise à jour des informations sur le site internet,

Paramétrage et intégration de données sur le logiciel BL Enfance,

Mise à jour des fiches process.

Au niveau du Service Environnement :

Assistance au service Environnement dans son organisation administrative et matérielle,

Prise en charge des tâches administratives liées aux activités du service,

Actualisation du site internet communautaire, page Environnement.

Ceci recoupe les tâches suivantes :

Traitement administratif des différents dossiers (courrier, mise en forme de documents, comptes-rendus, actualisation de bases de données, accueil téléphonique…), organisation du classement administratif du service

Assistance aux agents dans l’organisation matérielle des différentes actions du service : réunions, lutte collective espèces exotiques envahissantes,

Participation aux dossiers de demande de subventions jusqu’au solde du dossier,

Relais avec le service comptabilité.

Au niveau du service Ressources Humaines : assistant paie, en lien avec la responsable du service et la gestionnaire RH :

Détermination et saisie des éléments de gestion administrative et des éléments variables dans le logiciel RH (CIRIL) en s’assurant de leur bien-fondé (HS, SFT, NBI, IFSE, …),

Préparation, élaboration, vérification, mandatement et suivi de la paie des agents de la CCBM dans le respect des échéances,

Contrôle et dépôt des déclarations sociales (DSN, CDG, Mutuelles …)

Numérisation, classement, archivage de documents liés à la gestion du personnel

Participe à la mise en place de documents ressources (livret d’accueil, fiches de process…)

Pour tous renseignements : Béatrice RAVE, Responsable Services Comptabilité-Finances et RH : 02-43-08-16-13.
beatricerave@bocage-mayennais.fr

Lettre de motivation et CV à envoyer à l’attention de :
Monsieur Le Président
Communauté de Communauté de Communes du Bocage Mayennais
1 Grande Rue
53120 GORRON

Le profil recherché

Savoir-faire :

Connaissances en matière de gestion du personnel et des dispositions contractuelles s’y rapportant (arrêtés, contrats, règlements intérieurs, de formation…),

Avoir des bonnes notions en matière de comptabilité publique (M57 et M4),

Se tenir informé des évolutions règlementaires de la comptabilité publique en lien avec les Ressources Humaines, de l’actualité mise en ligne sur l’assistance CIRIL,

Bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles adaptées au travail en équipe, autonomie, capacité d'organisation et d'adaptation

Maitrise ou capacité à s’approprier les logiciels propres aux compétences concernées : Word, Excel, Ciril, BL-Enfance…

Savoir être :

Bonne connaissance du milieu des collectivités locales, du territoire et des interactions entre tous les acteurs qui y opèrent,

Capacité à gérer des priorités en autonomie, avec une vision transversale sur trois services, tout en sachant référer aux responsables en cas de difficultés avérées,

Attitude constructive et respectueuse envers les responsables et les agents des différents services.

Être autonome, avoir de la rigueur, de la méthode, de l’organisation, savoir prendre des initiatives et avoir le sens des priorités,

Faire preuve de réactivité et d’adaptabilité,

Capacité à travailler en équipe, qualités relationnelles et rédactionnelles,

Obligation de discrétion et de confidentialité.

Grille indiciaire sur la base du grade d’adjoint administratif ou adjoint administratif principal de 2ème classe.